วิธีจัดระเบียบอีเมลใน Outlook ให้เกลี้ยงเหมือนใหม่ ด้วย Rules, Categories และ Clean Up

                   หากกล่องจดหมายเข้า (Inbox) ใน Microsoft 365 Outlook ของคุณเต็มไปด้วยอีเมลนับร้อยฉบับจนดูรกตาและหาสิ่งที่ต้องการไม่เจอ แสดงว่าถึงเวลาที่คุณต้องจัดระเบียบครั้งใหญ่แล้ว บทความนี้จะนำเสนอ 3 เครื่องมือทรงประสิทธิภาพใน Outlook คือ Rules, Categories และ Clean Up ที่จะช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้อย่างเป็นระบบ และเปลี่ยน Inbox ที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นกล่องจดหมายที่สะอาดและใช้งานง่ายขึ้น

3 เครื่องมือทรงพลังในการจัดการอีเมล Outlook

1. Rules (กฎ)

Rules เป็นเครื่องมืออัตโนมัติที่ช่วยจัดเรียงอีเมลที่เข้ามาในอนาคต ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาจัดการเองทุกครั้ง

• วิธีใช้งาน:
  • คลิกขวาที่อีเมลที่คุณต้องการสร้างกฎ > เลือก "Rules" > "Create Rule"
  • กำหนดเงื่อนไข เช่น อีเมลจากผู้ส่งคนนี้, อีเมลที่มีคำนี้ในหัวข้อ
  • กำหนดการกระทำ เช่น ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด, ลบอีเมลทิ้ง, หรือแสดงข้อความเตือน

2. Categories (ประเภท)

Categories คือการติดป้ายหรือประเภทให้กับอีเมลแต่ละฉบับด้วยสีต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นความสำคัญหรือความเร่งด่วนได้อย่างรวดเร็ว

• วิธีใช้งาน:
  • คลิกขวาที่อีเมล > เลือก "Categorize" และเลือกสีที่ต้องการ หรือสร้างประเภทใหม่พร้อมตั้งชื่อให้เข้าใจง่าย
  • ตัวอย่างการใช้งาน: สีแดงสำหรับ "เร่งด่วน", สีเหลืองสำหรับ "ต้องติดตาม" และสีเขียวสำหรับ "โครงการ"

3. Clean Up (ล้างข้อมูล)

Clean Up เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยลบอีเมลเก่าๆ ที่ซ้ำซ้อนกันในโฟลเดอร์เดียวกันออกไป ทำให้กล่องจดหมายของคุณโล่งขึ้นอย่างรวดเร็ว

• วิธีใช้งาน:
  • คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการล้างข้อมูล เช่น Inbox > เลือก "Clean Up Folder"
  • ระบบจะเสนอให้ลบอีเมลเก่าที่ซ้ำซ้อนกัน โดยจะเก็บเฉพาะอีเมลฉบับล่าสุดไว้ในโฟลเดอร์เดิม

​​

แนวทางการจัดระเบียบอีเมลใน Microsoft 365 Outlook

• เริ่มต้นจาก Rules: ใช้ Rules เพื่อย้ายอีเมลจากผู้ส่งที่แน่นอนไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ เช่น อีเมลแจ้งข่าวสารจากบริษัทต่างๆ หรือรายงานประจำวัน
• ใช้ Categories เพื่อเน้น: ใช้ Categories เพื่อติดป้ายให้กับอีเมลที่คุณต้องติดตามหรืออีเมลที่มีความสำคัญสูง
• ใช้ Clean Up เป็นประจำ: หมั่นใช้ Clean Up เพื่อลบอีเมลที่ซ้ำกันออกไปเป็นประจำ โดยเฉพาะในโฟลเดอร์ที่คุณได้รับอีเมลจำนวนมาก
• สร้างโฟลเดอร์ย่อย: สร้างโฟลเดอร์ย่อยตามโครงการ, ชื่อลูกค้า, หรือหัวข้อหลัก เพื่อให้การจัดเก็บอีเมลเป็นระบบมากขึ้น

​

JIB Online อัปเกรดเครื่องมือให้พร้อมทำงานในยุคดิจิทัล

                   การจัดการอีเมลใน Microsoft 365 Outlook ให้เป็นระเบียบจะสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้นเมื่อมีเครื่องมือที่เหมาะสม JIB Online พร้อมเป็นผู้ช่วยให้คุณค้นหาคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก หรืออุปกรณ์เสริมต่างๆ ที่จะช่วยยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นหน้าจอที่ใหญ่ขึ้นเพื่อการจัดการหลายหน้าจอพร้อมกัน หรือคีย์บอร์ดที่ช่วยให้พิมพ์ได้รวดเร็วขึ้น ที่ JIB เราเชื่อว่าการลงทุนในอุปกรณ์ที่ใช่ คือการลงทุนในประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง ให้ JIB Online เป็นตัวช่วยให้การทำงานของคุณราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม