วิธีย้ายข้อมูลจาก Office เดิมมาใช้ Microsoft 365 อย่างปลอดภัย

แนะนำขั้นตอนการย้ายข้อมูลจาก Office เวอร์ชันเก่ามาใช้ Microsoft 365 อย่างปลอดภัย พร้อมวิธีป้องกันข้อมูลสูญหายและตั้งค่าการซิงก์ให้ใช้งานต่อเนื่องได้ทันที

                   ในยุคที่การทำงานและการจัดเก็บข้อมูลอยู่บนระบบคลาวด์กลายเป็นมาตรฐานใหม่ หลายองค์กรและผู้ใช้งานส่วนบุคคลต่างเลือกย้ายจากชุดโปรแกรม Office เดิม (เช่น Office 2013, Office 2016 หรือแม้แต่ Office 2019 แบบติดตั้งถาวร) มาใช้ Microsoft 365 ที่มีความยืดหยุ่นมากกว่า พร้อมฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดที่อัปเดตอย่างต่อเนื่อง แต่กระบวนการ “ย้ายข้อมูล” จากระบบเก่าไปยังระบบใหม่อาจทำให้หลายคนกังวลว่าจะเกิดข้อมูลสูญหายหรือใช้งานไม่ได้ วันนี้เราจะมาแนะนำวิธีย้ายข้อมูลจาก Office เดิมมาใช้ Microsoft 365 อย่างปลอดภัยครบทุกขั้นตอน พร้อมแนวทางป้องกันความเสี่ยง

ทำไมต้องย้ายมาใช้ Microsoft 365?

ก่อนจะเริ่มขั้นตอนการย้ายข้อมูล มาดูกันก่อนว่าทำไมหลายคนจึงเลือกเปลี่ยนมาใช้ Microsoft 365

• ได้รับฟีเจอร์ใหม่อัตโนมัติ เช่น Microsoft Copilot, Loop, Smart Data ใน Excel ฯลฯ
• ใช้งานได้ทั้งบนพีซี, Mac, แท็บเล็ต และมือถือ
• เก็บไฟล์บนคลาวด์ผ่าน OneDrive 1TB ต่อบัญชี
• รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• มีระบบสำรองและป้องกันข้อมูลสูญหาย

สิ่งที่ควรเตรียมก่อนย้ายข้อมูล

เพื่อให้การย้ายข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น ควรเตรียมสิ่งต่อไปนี้ให้พร้อม

1. ตรวจสอบความเข้ากันได้ของไฟล์เก่า เช่น .doc, .xls, .ppt กับเวอร์ชันล่าสุดของ Microsoft 365
2. สำรองข้อมูลทั้งหมดไว้ใน External Drive หรือ Cloud
3. ตรวจสอบบัญชีอีเมลที่ใช้กับ Microsoft 365 เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงได้ถูกต้อง
4. ถ้าเป็นองค์กร ควรเตรียมรายชื่อผู้ใช้งาน (User List) สำหรับการย้ายบัญชีแบบกลุ่ม

ขั้นตอนการย้ายข้อมูลจาก Office เดิมไปยัง Microsoft 365

1. ติดตั้ง Microsoft 365

เริ่มจากการสมัครและติดตั้ง Microsoft 365 ตามเวอร์ชันที่ต้องการ เช่น Personal, Family หรือ Business

• ดาวน์โหลดได้ที่ www.office.com
• ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft
• ทำตามขั้นตอนการติดตั้งในระบบ Windows หรือ macOS

2. ย้ายไฟล์เอกสารไปยัง OneDrive

Microsoft 365 ใช้ OneDrive เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลหลัก ดังนั้นการย้ายไฟล์จากเครื่องมาไว้บน OneDrive จะช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกอุปกรณ์

• เปิดโฟลเดอร์ OneDrive ที่ซิงก์ไว้บนเครื่อง
• ลากไฟล์จาก Documents หรือ Desktop เข้ามา
• สามารถสร้างโฟลเดอร์แยกหมวดหมู่เพื่อจัดระเบียบเพิ่มเติม

3. โอนอีเมลจาก Outlook เดิม (ถ้ามี)

หากคุณใช้ Outlook เวอร์ชันเดิมในการรับ-ส่งอีเมล สามารถนำไฟล์ .PST เข้ามาใช้กับ Outlook ใน Microsoft 365 ได้

• เปิด Outlook แล้วเลือก File > Open & Export > Import/Export
• เลือก "Import from another program or file" > เลือก .PST
• กำหนดว่าจะนำเข้าในโฟลเดอร์ไหน (Inbox เดิม, โฟลเดอร์ใหม่ หรือทั้งหมด)

4. โอนสมุดบันทึกจาก OneNote เดิม

หากคุณใช้งาน OneNote เวอร์ชันเก่า ไฟล์จะอยู่ในรูปแบบ .one หรือ .onepkg สามารถย้ายขึ้นไปบน OneDrive แล้วเปิดผ่าน OneNote Online หรือแอป OneNote ที่ติดมากับ Microsoft 365

• ลากไฟล์เข้า OneDrive หรือเปิดไฟล์ผ่าน OneNote ใหม่
• ตรวจสอบว่าหน้าต่างๆ ถูก Sync และไม่มีข้อมูลตกหล่น

5. ตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูล

หลังจากย้ายเสร็จแล้ว อย่าลืมตรวจสอบว่าไฟล์ทั้งหมดสามารถเปิดใช้งานได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะ

• ไฟล์ Excel ที่มีสูตรหรือ Macro
• ไฟล์ PowerPoint ที่ฝังวิดีโอหรือเสียง
• เอกสาร Word ที่มีรูปแบบอักษรพิเศษ

หากพบปัญหา เช่น ฟอนต์หาย หรือสูตรคำนวณไม่ทำงาน ควรตรวจสอบว่า Add-ins ต่างๆ ได้รับการติดตั้งใน Microsoft 365 แล้วหรือไม่

คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการย้ายในระดับองค์กร

                   สำหรับองค์กรที่ต้องย้ายข้อมูลพนักงานจำนวนมาก ควรพิจารณาใช้ Microsoft 365 Admin Center ในการจัดการสิทธิ์และกลุ่มผู้ใช้ หรือใช้บริการ Migration Tool เช่น ShareGate, BitTitan, หรือบริการ Mover.io ที่ Microsoft ให้ใช้ฟรีสำหรับย้ายข้อมูล OneDrive และ SharePoint

ความปลอดภัยของข้อมูลเมื่อใช้ Microsoft 365

Microsoft 365 มาพร้อมมาตรฐานความปลอดภัยระดับโลก เช่น

• การเข้ารหัสข้อมูลทั้งขณะส่งและขณะเก็บ
• ระบบตรวจจับภัยคุกคามแบบเรียลไทม์ ด้วย Microsoft Defender for 365
• การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ ระดับผู้ใช้และกลุ่ม
• ระบบสำรองข้อมูล และฟีเจอร์ Version History ที่ย้อนเวอร์ชันของไฟล์ได้

การย้ายข้อมูลจึงไม่เพียงแค่สะดวก แต่ยังปลอดภัยมากยิ่งขึ้นเมื่ออยู่บนแพลตฟอร์ม Microsoft 365

H2 Microsoft 365 ราคาสุดคุ้มที่ JIB Online

หากคุณกำลังมองหาช่องทางซื้อ Microsoft 365 ราคาสุดคุ้ม ที่เชื่อถือได้ และมาพร้อมบริการหลังการขายที่มีคุณภาพ เราขอแนะนำ JIB Online ที่มีจำหน่ายครบทุกเวอร์ชัน ไม่ว่าจะเป็น:

• Microsoft 365 Personal สำหรับผู้ใช้งานรายบุคคล ที่ใช้งานได้ทั้งบนพีซี, Mac, iOS และ Android
• Microsoft 365 Family ใช้งานได้สูงสุด 6 คน พร้อมพื้นที่ OneDrive คนละ 1TB
• Microsoft 365 Business Standard / Premium สำหรับองค์กรที่ต้องการเครื่องมือขั้นสูง เช่น Microsoft Teams, SharePoint, และการจัดการบัญชีผู้ใช้

ข้อดีเมื่อซื้อกับ JIB Online

• ได้รับซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์แท้จาก Microsoft
• ราคาสุดคุ้ม พร้อมโปรโมชั่นตลอดทั้งปี
• ผ่อนชำระ 0% กับบัตรเครดิตที่ร่วมรายการ
• มีทีมบริการลูกค้าให้คำแนะนำตลอดการติดตั้งและใช้งาน

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้งานทั่วไป หรือองค์กรที่ต้องการโซลูชันที่มั่นคงและปลอดภัย Microsoft 365 จาก JIB Online คือทางเลือกที่ตอบโจทย์ทั้งด้านคุณภาพและความคุ้มค่า คลิกสั่งซื้อและเริ่มต้นใช้งาน Microsoft 365 ได้แล้ววันนี้ที่ www.jib.co.th

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม